(目的)

第1条　この規則は、町長の所掌事務に係る公文書の管理に関する基本的な事項を定めることにより、公文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(公文書取扱いの原則)

第3条　町の意思決定に当たっては公文書を作成して行うこと並びに町の事務及び事業の実績については公文書を作成することを原則とする。ただし、町の意思決定と同時に公文書を作成することが困難である場合については事後に公文書を作成するものとし、処理に係る事案が軽微なものである場合については公文書を作成しないことができる。

(公文書の区分)

第4条　公文書の区分は、次のとおりとする。

(到達文書の収受)

第5条　文書主管課及び主務課は、到達した文書を別に定める収受の手続に従って速やかに処理しなければならない。

(公文書の作成)

第6条　主務課は、公文書を作成するときは、当該処理に係る責任の所在を明確にするとともに、別に定める処理手続に従って迅速に処理しなければならない。

(公文書の整理)

第7条　主務課は、ファイリングシステムにより事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な公文書の分類の基準を定め整理しなければならない。この場合において、当該公文書の分類の基準については、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うものとする。

(公文書の保管)

第8条　主務課は、公文書を別に定める保管方法に従ってファイリングシステム専用のキャビネット(以下「キャビネット」という。)に保管しなければならない。ただし、公文書の形状又は用途によりキャビネットに保管することが困難な場合はこの限りでない。

(保管期間の短縮)

第9条　主務課は、公文書を保管する際、当該公文書が完結した会計年度を超えて保管する必要がないと認める場合は、保管期間を短縮し当該公文書が完結した会計年度に限り保管することができる。

(公文書の保存)

第10条　主務課は、公文書の保管期間が経過した場合又は前条の規定による保管期間を短縮した場合は、当該公文書を文書主管課に引継ぎしなければならない。

(公文書の保存期間)

第11条　町長は、公文書の区分、事務及び事業の性質、内容等に応じた適切な公文書の保存期間の基準を定めなければならない。

(保存期間の起算日)

第12条　前条の公文書の保存期間の起算日は、会計年度によるものは当該公文書の作成又は取得の日(当該公文書の作成又は取得の日の属する会計年度を超えて当該公文書に係る事案の処理が完結した場合にあっては、完結した日)の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。

(公文書目録及び基準表の作成)

第13条　主務課は、公文書の所在を常に明確にするとともに、公文書の検索を迅速に行うため、文書目録、ファイル基準表及びファイル基準表総括表を作成しなければならない。

(公文書の廃棄)

第14条　主務課は、第4条第6号の一般文書のうち、収受した案内、お知らせ及び依頼その他これらに類する文書又は事務事業の遂行上において随時発生し短期に活用する文書で、主務課長が供覧、決裁、報告等の事案の処理(事案の処理において資料として活用する場合を含む。)をする必要がないと認めたものは、第8条本文の規定にかかわらず随時に廃棄することができる。

(委任)

第15条　この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。