○白老町文書事務取扱規程

平成16年4月1日

訓令第8号

白老町文書事務取扱規程(昭和60年訓令第2号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第11条)

第2章 文書の収受及び配布(第12条―第22条)

第3章 文書の起案(第23条―第29条)

第4章 文書の施行(第30条―第33条)

第5章 公印の押印等(第34条―第38条)

第6章 文書の発送(第39条―第42条)

第7章 電子メールの利用に関する特例(第43条―第47条)

第8章 文書の保管(第48条―第54条)

第9章 文書の移替え及び引継ぎ(第55条―第57条)

第10章 文書の保存と廃棄(第58条―第63条)

第11章 補則(第64条―第66条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 本町における文書の取扱いについては、白老町公文書管理規則(平成16年規則第7号)その他別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 紙文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態におかれているものであって、職務上作成し、又は取得された文書をいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち文書の書式化がされており、かつ、電磁的記録媒体等に記録されているものをいう。

(3) 電子情報 電磁的記録のうち電磁的記録媒体等に記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。

(4) 起案 事案の処理について、その方針又は具体的処理内容などの案について上司の許可、決定又は承認等の意思決定を受けるため、所定の様式を用い作成された文書をいう。

(5) 供覧 起案する必要のない文書であって、当該文書の欄外に要旨又は概要を示して関係者及び上司の閲覧に供することをいう。

(6) 報告 事務の処理状況、経過及び結果その他必要な情報を文書その他の方法により、関係者及び上司に伝達することをいう。

(7) 決裁文書 事案を処理するために、起案、供覧又は報告などの方法により、決裁を受けるべき文書をいう。

(8) 合議 事務の内容が他の局及び課に関係し、当該文書に係る事案を所管する局及び課(以下「主務課」という。)のみで処理できないものについて、それぞれの関係者に意見を求め、その決裁を受けること(主務課内の情報共有を図り、調整・連携・協力する必要がある事務について、それぞれの関係者に意見を求め、その確認を受けることを含む。)をいう。

(9) 保管 文書を活用するために、文書が完結した会計年度及びその翌会計年度において主務課が管理することをいう。

(10) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが必要な文書を、文書の総合的、統一的な管理を主管する課(以下「文書主管課」という。)に引継ぎし、書庫その他一定の場所で管理することをいう。

(11) 移替え ファイリングシステム専用のキャビネット(以下「キャビネット」という。)の上段に収納している現会計年度文書をキャビネットの下段に移すことをいう。

(12) 引継ぎ キャビネット又は事務室内の保管庫等に収納している文書で、保管の必要がなくなった文書を保存するため、文書主管課へ引き渡すことをいう。

(13) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。

 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(14) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電子文書をいう。

(文書主管課)

第3条 文書の総合的、統一的な管理を担当する文書主管課は、総務課とする。

(文書管理の原則)

第4条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱うとともに、その受け渡しを確実に行い、汚損し又は紛失しないよう万全の注意を払い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

2 文書は、効率的な利用を図るため、常に一定の場所に整理し、その所在を明らかにしなければならない。

(総務課長の責務)

第5条 総務課長は、町における文書管理を総括する。

2 総務課長は、主務課における文書管理に関し必要な調査を行い、並びに文書管理に関する指導及び改善に努めなければならない。

(主務課長の責務)

第6条 主務課長は、所管する文書の管理を統括し、文書管理の原則に従って、適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱副主任)

第7条 主務課に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。

2 文書取扱主任は、主務課の庶務担当グループリーダー(庶務担当グループリーダーがいない場合は、あらかじめ主務課長が定めた職員)をもって充てる。

3 文書取扱副主任は、主務課長が所属職員のうちから指名する。

(文書取扱主任等の職務)

第8条 文書取扱主任は、主務課長の命を受け、主務課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。

(3) 文書の処理の促進に関すること。

(4) 文書の処理の改善に関すること。

(5) その他文書処理に関すること。

2 文書取扱副主任は、文書取扱主任の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を処理する。

(文書取扱いの責任区分)

第9条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 受領、受付、配布、発送及び保存 総務課

(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、保管及び引継ぎ 主務課

(帳票等)

第10条 文書取扱いに必要な帳票及び印は、別表第1のとおりとする。

(文書の庁外持ち出し)

第11条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管、保存する主務課長又は総務課長の許可を受けたときはこの限りでない。

第2章 文書の収受及び配布

(総務課における文書の収受)

第12条 町に到達した文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)は、次の各号に掲げるものを除き、すべて総務課で収受する。

(1) 申告書、申請書及び届出書等で、関係人が直接主務課に提出した文書

(2) 職員が出張先で受領した文書

(3) 執務時間外に到着した文書

2 前項の文書中に町で収受すべきではないものがあるときは、直ちに返却、転送、その他必要な措置をとらなければならない。

3 第1項の文書中に郵便料金の不足又は未納があるものは、官公署から発送された者又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(総務課以外で収受した文書の取扱い)

第13条 定例的な申告書、申請書及び届出書等で直接主務課に提出される文書は、当該提出を受けた主務課で直接収受することができる。

2 職員が出張先等で直接受領した文書は、主務課で収受するものとする。ただし、配布先が特定できない文書であるときは総務課へ回布しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第14条 総合行政ネットワーク文書は、総務課又は主務課の文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して、形式上誤りがない場合は受領通知を、形式上誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書は、速やかに紙に出力すること。

2 総務課の文書取扱主任は、前項第3号の規定により出力を行った当該文書を、当該文書に係る事務を所掌する主務課の文書取扱主任に配布する。

(執務時間外の文書の収受)

第15条 執務時間外に到着した文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)の収受及び配布については、白老町職員服務規程(昭和63年訓令第7号)の定めるところによる。

(収受文書の配布)

第16条 総務課で収受した文書は、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 配布すべき主務課が明らかな文書は、封をしたまま主務課に配布する。ただし、配布すべき主務課が判明しない文書は、開封した後、確認のうえ主務課に配布する。

(2) 封筒に「親展」、「秘」の表示がある文書は、封筒(開封した文書にあってはその余白)に受付印(様式第14号)を押印し、親展文書等配布簿(様式第1号)に登載のうえ主務課長に配布し、受領印を徴する。

(3) 封筒に「入札」の表示がある文書は、開封せず封筒に受付印を押印し、親展文書等配布簿に登載のうえ主務課長に配布し、受領印を徴する。

(4) 書留扱い(簡易書留、現金書留、引受時刻証明、配達証明、代金引換及び特別送達を含む。以下同じ。)による文書には、封筒(開封した文書にあってはその余白)に受付印を押印し、特殊文書配布簿(様式第2号)に登載のうえ主務課長に配布し、受領印を徴する。

(5) 書籍及び書籍加除文書は、書籍受付簿(様式第3号)に登載のうえ主務課へ配布し、受領印を徴する。

(6) 訴訟又は不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係あると認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の認め印を押印し、かつ、その封筒を添付しなければならない。

(7) 2以上の課等に関係ある文書は、総務課において、最も関係の深いと認める課等に配布する。

(主務課における収受した文書の処理等)

第17条 文書取扱主任は、総務課から配布された文書及び直接受領した文書があるときは、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 親展その他開封することが不適当と認められる文書を除き、すべて開封すること。

(2) 開封しない文書にあっては封皮に、開封した文書にあってはその余白に収受印(様式第15号)を押すこと。

(3) 開封した文書は、文書管理簿(様式第4号)に登録するとともに、文書管理簿の整理番号を当該文書の収受印内に記入すること。ただし、軽易なものについては、この手続きを省略することができる。

2 軽易な定例文書又は処理経過を必要としない次の各号に掲げる文書は、前項第3号の規定にかかわらず文書管理簿の登録を省略することができる。

(1) 単なる通知書、申請書、案内状、定期的報告(日報、旬報、月報の類)その他これに類するもの

(2) 新聞、雑誌その他これに類する印刷物

3 第1項第3号の文書管理簿の整理番号は、それぞれ会計年度ごとの一連番号とする。

(文書の処理)

第18条 文書取扱主任は、配布を受けた収受文書と文書管理簿を確認し、これを主務課長に提出しなければならない。

2 主務課長は、提出された文書を速やかに査閲し、自ら処理するもののほか、その処理方針及び処理期限を示して、担当するグループリーダーに配布し、処理させなければならない。

3 グループリーダーは、前項の規定により文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、主務課長の指示した処理方針等を示して事務担当者に配布し、速やかに処理させなければならない。

4 親展その他開封することが不適当であると認められる文書は、文書取扱主任において、直ちに、名あて人に配布するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の処理)

第19条 文書取扱主任は、紙に出力した総合行政ネットワーク文書の処理については、第17条第1項第3号及び同条第3項の規定を準用する。ただし、軽易なものについては、この手続きを省略することができる。

(供覧)

第20条 主務課長は、前条の文書のうち、次のいずれかに該当するものは、当該文書を上司の閲覧に供し、必要な指示又は承認を受けなければならない。

(1) 重要又は異例なもので上司の指示により処理するもの

(2) 速やかに上司の閲覧に供する必要のあるもの

2 前項の場合において、他の課に関係あるものは、当該文書の写しを送付し、又は主旨を通知するものとする。

(誤配文書の取扱い)

第21条 主務課は、配布された文書の中に所管に属しないものがあるときは、直接他の課に転送することなく、直ちにその理由を付して、総務課に返送しなければならない。

(電話等による聴取)

第22条 主務課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、受信等報告書(様式第6号)に記載して上司の閲覧に供し、必要な指示又は承認を受けなければならない。

第3章 文書の起案

(起案文書の作成)

第23条 起案文書の作成に当たっては白老町公用文作成規程(平成元年訓令第8号)によるもののほか、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。

(2) 起案文書には、起案する際、決裁の区分、施行の方法等を記載すること。

2 前項の規定にかかわらず、定例又は軽易な事案は、文書の余白を用いて起案することができる。

(起案文書の訂正)

第24条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第25条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該決裁文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該決裁文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。

3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代決」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載しなければならない。

(合議)

第26条 起案文書の事案が他課等の所管事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長等に合議しなければならない。

2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合において、協議の整わないときは、主務課長等は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3 合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、主務課長等、合議した課長等にその旨を通知しなければならない。

第26条の2 課に複数の課長職が在席する場合において、起案文書の事案が、主務課内で情報共有を図る必要があるものは、当該事案を所管する課長の意思決定を経た後、他の課長職に合議しなければならない。

(文書の審査)

第27条 次の各号に掲げる事案に係る文書は、主務課長の意思決定を経た後、あらかじめ総務課の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案及び訓令案等

(2) 議会議案

(3) 法令及び町法規の解釈に関する事案

(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの

(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案

(6) 往復文案で重要又は異例に属するもの

(7) 賞状案、表彰状案及び感謝状案

(重要文書の表示)

第28条 重要事項に属し特に慎重な取扱いを要する文書又は白老町情報公開条例(平成11年条例第33号)第7条第1項各号に該当する文書には、次に掲げる区分に従い「極秘」又は「秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(1) 「極秘」 起案者及び決裁権者だけにおいて知ることができる文書

(2) 「秘」 職員以外の者に対し、公表又は公開の決定等を行わない限り、公表又は公開できない文書

(処理中文書の処理促進)

第29条 主務課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書及び照合)

第30条 起案文書の浄書は、原則として主務課において行う。

(文書の名義)

第31条 法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名で施行しなければならない。

2 前項の文書以外の文書は、原則として決裁権者の名で施行するものとする。

(文書の発信者名)

第32条 発送する文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(1) 対外的に発送する文書の中で、その内容が軽易であるものについては、決裁権を有する者の職及び氏名又は町名を用いる。

(2) 庁内の文書及びこれに類するものは、副町長名及び課長名を用いる。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

2 発送する文書には、その本文末尾に主管する課グループ名及び連絡先について括弧を付して表示するものとする。

(文書記号及び番号)

第33条 文書には、次に定めるところにより文書記号及び文書番号をつけなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りではない。

(1) 発送する文書には、「白」を冠にし、その右に別表第2に掲げる主務課名をつけ、文書発送簿(様式第7号)による文書番号をつけるものとする。

(2) 条例、規則、訓令、指令及び告示には、「白老町」を冠にし、その右に当該文書の種類名をつけ、令達番号簿(様式第5号)による文書番号をつけるものとする。ただし、指令にあっては種類名の次に主務課名の頭文字1字(同一の頭文字の課にあっては総務課長が定めるところによる。)を付け加えるものとする。

(3) 文書発送簿による番号は、会計年度による一連番号とし、令達番号簿による番号は、暦年による一連番号とする。

(4) 文書等の公布、制定等をしたときは、指令以外のものにあっては総務課において、指令にあっては主務課において令達番号簿に記載するものとする。

(5) 内部文書及び対外文書については、「事務連絡」と明記することができる。

第5章 公印の押印等

(公印の押印等)

第34条 次条に規定する文書を除き、事案を文書によって施行する場合は、白老町公印規則(昭和46年規則第15号)に基づき、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印の押印を省略することができる。

(1) 部内者に対する往復文書

(2) 軽易な文書

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(4) 祝辞、弔辞その他これに類する文書

2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、通知書等(以下「証票等」という。)でその交付等の日時場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、総務課長の承認を経て事前に押印することができる。

3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

4 契印は、文書の施行を確認するため、決裁文書の上面に施行する文書を重ね、当該文書の上部中央に押印しなければならない。ただし、軽易又は定例的なものについては、契印を省略することができる。

(電子署名)

第35条 総合行政ネットワーク文書で、電子交換システムにより発信する文書には、電子署名を行うものとする。ただし軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

2 電子署名を行うために必要な手続きその他の事項は、別に定める。

(公印の使用)

第36条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を管理する課長等に提示し、審査を受けなければならない。

2 公印を管理する課長等は、前項の審査において適法と認めたときは、公印を使用させるものとする。

(公印の事前押印の手続等)

第37条 第34条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長は、公印事前押印承認願(様式第8号)により総務課長の承認を得なければならない。

2 第34条第2項ただし書の規定により公印の押印した証票等はその主務課において厳重に保管し、受払いの状況を明らかにしておかなければならない。

(公印の刷り込み)

第38条 公印は、刷り込むことができない。ただし、町長印は、当該公印を使用する証票等で、これに公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、総務課長の承認を得て刷り込むことができる(電子印を証明書等に出力する場合を含む。)この場合において、印刷物等の都合により、白老町公印規則(昭和46年規則第15号)別表に定めた形状寸法により難いときは、これを縮小し、又は拡大して刷り込むことができる。

2 前条の規定は、前項ただし書の承認を得ようとする場合並びに公印の刷り込みをした証票等の保管及び受払をする場合に準用する。

第6章 文書の発送

(文書の発送)

第39条 文書を発送するときは、主務課において次の各号に掲げる区分に従い発送に必要な処理を行い、総務課に送付しなければならない。

(1) 郵便で施行するもの 文書に文書記号及び文書番号を付けることを要しないよう定められているものを除き、文書記号及び文書番号並びに日付を記載し、あて先等を記載した封筒に入れ封をし、料金後納印(様式第16号)を押印すること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの又は書留にするもの(以下「親展等によるもの」と総称する。)にあっては、当該封筒に「親展」、「速達」、「書留」と記載すること。

(2) 親展等によるもの 親展等によるものは、当該郵送する文書の内容又は通常送達する日を適正に判断して施行すること。

(3) 小包で施行するもの 荷造りをし、当該包装紙にあて先及び「小包」(親展等によるものにあっては、さらに「親展等」)と記載すること。

(4) メール便で施行するもの 発送する文書のうち、信書に該当しないものは、郵便料金とメール便の料金を比較し、安価な方法を指定すること。

2 前項の総務課への送付は、午後4時までに行わなければならない。

(総務課における文書の発送手続等)

第40条 総務課は、前条の規定により送付を受けたときは、その日分を取りまとめ、郵便発送簿(様式第9号)に登載のうえ料金後納郵便物差出票(様式第10号)を添えて郵便局に差し出し、書留にするものは、書留郵便物受領証を添付しなければならない。

(主務課における文書の発送手続等)

第41条 総務課長は、急を要するもの、大量に送付するもの又は総務課で施行することが適当でないと認めるものは、第39条の規定にかかわらず、主務課において発送させることができる。

2 前条の規定は、主務課において発送する場合に準用する。

(総合行政ネットワーク文書の発信)

第42条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主務課の文書取扱主任が送信するものとする。

第7章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第43条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象となる文書)

第44条 前条の規定により電子メールを利用することができる文書は、第34条第1項のただし書きにより公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第45条 前条の文書を送信する相手方は、本町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関とする。

(電子メールの収受)

第46条 文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。

(電子メールの送信)

第47条 電子メールを利用する文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。

2 電子メールを利用する文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

第8章 文書の保管

(文書の整理及び保管の原則)

第48条 文書は、ファイリングシステムにより必要に応じ、誰でもすぐに取り出せるよう、系統的に整理し、主務課において現会計年度文書及び前会計年度文書を保管するものとする。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第49条 文書を系統的に分類し、整理するため、主務課にファイル責任者を置く。

2 ファイル責任者は、主務課長とし、主務課における次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の整理、保管、移替え、引継ぎに関すること。

(2) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(3) その他文書の管理に関すること。

3 グループ(グループがない場合は主務課)にファイル担当者を置く。

4 ファイル担当者は、第2項各号に掲げる事務について、ファイル責任者を補佐するものとする。

(保管用具)

第50条 文書の整理及び保管に当たっては、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、総務課長と協議のうえ、保管庫、図面庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した書類をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

3 主務課における保管用具の増減は、文書の収納状況を調査のうえ、総務課長が決定する。

(文書の保管及び整理)

第51条 職員は、執務時間中を除き、文書を自己の手元に置かないものとする。

2 文書は、文書名を記載したラベルを貼った個別フォルダーに収納して、ファイル基準表に従いキャビネットの所定の位置に保管し、原則として綴り込みしないものとする。ただし、キャビネット以外に保管する文書については、それに適したファイル用具に適宜編さんし保管するものとする。

3 保管する文書は、次に掲げるところにより整理するものとする。

(1) 個別フォルダーには、同種の事務に属し、かつ、原則保存期間を同じくする文書をまとめてフォルダーの名称を定め収納する。

(2) 1つの個別フォルダーに含まれる文書の量は80枚を原則とし、その量が多いときは、さらに細分して個別フォルダーを作成し収納する。

(3) 同種の事務に属する数個のフォルダー(原則15個以内の個別フォルダーとする。)をまとめて中見出し(第2ガイド)を、数個の中見出し(原則8個以内の中見出しとする。)をまとめて大見出し(第1ガイド)を定める。

(4) 個別フォルダーごとに文書の保存期間を定める。

4 文書を同一の個別フォルダーに収納するときは、完結年月日の古いものから順にファイルし、最も新しいものが最前に位置するように収納する。

5 キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現会計年度文書を収納し、下段の引き出しに前会計年度文書を収納するものとする。

6 各課に共通する文書は、別表第3の全庁共通文書ファイル基準表に従い整理し、保管しなければならない。

(文書の管理及び調査指導)

第52条 ファイル責任者は、毎月1回ファイリングの日を定め、ファイリングシステムの維持管理に必要な点検を行わなければならない。

2 総務課長は、文書管理の維持発展を図るため、毎年1回以上、主務課における文書管理状況について調査し、適切な指導及び助言をしなければならない。

(ファイル基準表等の作成)

第53条 ファイル責任者は、文書を系統的に管理するため、ファイル基準表(様式第11号)及びファイル基準表総括表(様式第12号)並びに文書目録を作成しなければならない。

2 主務課長は、当該会計年度のファイル基準表及びファイル基準表総括表並びに文書目録を作成しなければならない。

(ファイル基準表の精査等)

第54条 総務課長は、前条の規定により提出されたファイル基準表及び文書目録について、その記載事項の適否を精査し、必要に応じてファイル責任者に指導助言を行う。

第9章 文書の移替え及び引継ぎ

(移替え及び引継ぎ)

第55条 保管文書の移替え及び引継ぎは、毎年3月に行う。

2 会計年度にかかわりなく常時使用する文書は、移替えを行わないことができる。

3 前項に定める常時使用する文書を収納する個別フォルダーには、所定の箇所に「継」の表示をするものとする。

(文書の引継ぎ)

第56条 ファイル責任者は、課において保管する必要のなくなった文書で、引き続き保存すべきものについては、ファイル基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)へ収納するとともに、ファイル基準表に保存箱引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。

2 文書の引継ぎは、総務課職員と主務課職員とで行い、ファイル基準表順に配列された保存箱から個別フォルダーを順番に取り出し、保存年限ごとの保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存箱番号を記入しなければならない。そのファイル基準表は、主務課で保管する。

3 総務課長は、前項の規定により移した保存箱を保存期間別に、整理して書庫で保存するものとする。

(文書の移替え)

第57条 主務課長は、文書の引継ぎ終了後、速やかに当該会計年度の文書をキャビネットの前会計年度用引き出しに移替えなければならない。

第10章 文書の保存と廃棄

(保存期間の設定)

第58条 主務課長は、文書それぞれについて、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値を考慮し、白老町公文書管理規則第11条第2項に規定する別表の区分に従い、保存期間を決定しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めがある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書については、それぞれ法令に定める保存期間又は時効期間を保存期間とする。

(保存期間の起算)

第59条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

2 前項の規定にかかわらず、第55条第2項に定める文書の保存期間の計算は、当該文書を移し替えた日に属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

(保存文書の貸出し)

第60条 保存文書の貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出簿(様式第13号)に必要な事項を記入しなければならない。

2 保存文書の貸出期間は、原則として、10日以内とする。

3 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。

(保存及び保管文書の廃棄)

第61条 総務課長は、年1回以上、保存期間が満了した文書又は保存期間中の文書であっても保存する必要がないと認められる文書を調査し、当該文書所管の主務課長と協議のうえ廃棄するものとする。

2 主務課長は、毎年4月末日までに、保存期間が1年の文書及び1年未満の文書で保存期間を満了したものを廃棄するものとする。

(保存年限の延長)

第62条 主務課長は、保存期間の経過した文書であっても、保存の必要があると認めるものは、総務課長と協議の上、保存期間を延長することができる。

(文書廃棄上の注意)

第63条 総務課長は、廃棄しようとする保存文書で、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものを廃棄する場合は、焼却、裁断、消去その他適切な方法を採らなければならない。

第11章 補則

(書庫の管理)

第64条 第56条第3項の書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課の職員以外の者は、総務課長の承認を受けなければ書庫に立ち入ってはならない。

3 書庫内では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(文書等の特例)

第65条 内容が簡易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書で、この規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主務課長が総務課長に協議して特例を定めることができる。

(その他)

第66条 この規程に定めるもののほか、文書の管理の細目に関し必要な事項は、別に定める。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(平成17年4月28日訓令第3号)

この訓令は、平成17年5月1日から施行する。

(平成19年3月30日訓令第20号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年4月30日訓令第12号)

この訓令は、平成20年5月1日から施行する。

(平成21年4月1日訓令第12号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成25年4月1日訓令第3号)

(施行期日)

第1条 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成27年4月1日訓令第11号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平成28年4月1日訓令第18号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年4月1日訓令第8号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(平成31年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(令和2年4月1日訓令第5号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年4月1日訓令第2号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

別表第1(第10条関係)

1 帳票等

(1) 親展文書等配布簿(様式第1号)

(2) 特殊文書配布簿(様式第2号)

(3) 書籍受付簿(様式第3号)

(4) 文書管理簿(様式第4号)

(5) 令達番号簿(様式第5号)

(6) 受信等報告書(様式第6号)

(7) 文書発送簿(様式第7号)

(8) 公印事前押印承認願(様式第8号)

(9) 郵便発送簿(様式第9号)

(10) 料金後納郵便差出票(様式第10号)

(11) ファイル基準表(様式第11号)

(12) ファイル基準表総括表(様式第12号)

(13) 保存文書貸出簿(様式第13号)

2 印

(1) 文書受付印(様式第14号)

(2) 文書収受印(様式第15号)

(3) 料金後納印(様式第16号)

別表第2(第33条関係)

課所属

文書番号

課所属

文書番号

政策推進課

政推

町民課

町民

総務課

総務

生活環境課

生環

企画財政課

企財

健康福祉課

健福

税務課

税務

高齢者介護課

高介

会計室

会計

建設課

建設

産業経済課

産経

上下水道課

上下水

子育て支援課

子支


別表第3(第52条関係)

全庁共通ファイル基準表

第1ガイド

第2ガイド

個別フォルダー

内容の説明取扱説明

保存年限

やりかけフォルダー

(白)

管理職(白)

(自分の名前を記入)

登庁時に各自の机に持ち出し、退庁時にはキャビネット内に戻す。懸案事項の文書を入れておくフォルダーではない。翌日に持ち越す文書を入れる。

 

○○G(赤)

(自分の名前を記入)

 

△△G(青)

(自分の名前を記入)

 

□□G(黄)

(自分の名前を記入)

 

共通

(白)

共通全般(白)

庁内通知 (※1)

各部署からの軽易な通知

0年

庁内調査報告 (※1)

庁内各課からきた調査報告通知

1年

広報「げんき」・原稿依頼

3ヶ月保管、必要があれば保管

0年

公用車伺い簿

公用車を管理している部署のみ

3年

燃料チケット

公用車燃料、施設燃料チケット

継続

○年 令達番号簿(当該年度作成分)

暦年扱い(翌年1月からの分)

継続

○年 令達番号簿(前年度作成分)

翌年3月で継続解除

継続

文書番号簿

存在している部署のみ

10年

庁議

重点目標(庁議資料)

1年

報道対応の手引

広報担当グループ作成

継続

視察対応基準

 

継続

職員福利厚生会通知

福利厚生会からの通知

1年

計画・政策(赤)

(※2)

白老町総合計画

改訂版がきたら更新

継続

総合計画実施計画個表・事業評価・事務事業評価調書

事業ごとに作成可

1年

総合計画後期5ヵ年基本計画個表

事業ごとに作成可

継続

次年度補助事業・大型事業計画

事業ごとに作成可

1年

行政評価制度「事務事業評価報告書」

改訂版がきたら更新

継続

まちづくり意識調査報告書

改訂版がきたら更新

継続

財政健全化計画

改訂版がきたら更新

継続

白老町地域情報化推進計画

改訂版がきたら更新

継続

白老町観光振興計画

改訂版がきたら更新

継続

白老町防災計画

改訂版がきたら更新

継続

白老町環境基本計画

改訂版がきたら更新

継続

元気の素づくり計画

改訂版がきたら更新

継続

白老町地域新エネルギービジョン

改訂版がきたら更新

継続

白老町健康日本21計画

改訂版がきたら更新

継続

白老町自治基本条例(逐条解説)

 

継続

文書・情報公開(青)

ファイリングシステムの手引

維持管理の手引、改訂版で更新

継続

文書ファイル基準表(○年度)

年度により分冊可

継続

書庫内文書ファイル基準表

ファイリング導入前の文書一覧

継続

電子データ件名リスト

電子文書一覧表

継続

郵便物の取扱方法

郵便発送の取扱方法

継続

白老町個人情報保護運用マニュアル

 

継続

情報公開制度ハンドブック

改訂版がきたら更新

継続

個人情報保護制度ハンドブック

改訂版がきたら更新

継続

総合行政ネットワーク利用ガイドライン

 

継続

LGWAN電子文書交換システム操作マニュアル

 

継続

LGWAN電子文書交換システム操作教育マニュアル

 

継続

人事全般(黄)

(※3)

人事異動・職員研修通知

人事担当グループからの人事・研修の通知

0年

勤務表

月末に人事担当グループへ

0年

時間外命令簿

月末に人事担当グループへ

0年

年次有給休暇承認簿(当該年度作成)

暦年扱(翌年1月からの分)

継続・0年

年次有給休暇承認簿(前年度作成)

12月末に人事担当グループへ

継続・0年

旅行命令簿

 

5年

週休日の振替通知

 

1年

被服貸与簿

職員作業服・防寒服台帳

継続

時間外勤務手当配分通知

 

1年

会計年度任用職員任用通知書

 

1年

行政改革・行政手続(緑)

行政改革大綱

改訂版がきたら更新

継続

行政改革実施計画

実施計画個表を含む

継続

行政改革実施計画進行管理表

 

継続

行政改革推進体制とGENKI実践運動

 

継続

行政改革推進本部会議(幹事会)

幹事会資料を含む

1年

第3次行政改革実施計画結果報告書

平成14年3月配布

継続

行政手続条例運用マニュアル

所在確認カード対応可

継続

行政手続審査基準・処分基準

 

継続

財務会計

(白)

財務会計全般(白)

予算書(当該年度)

当該年度の予算書

継続・1年

予算書(次年度)

次年度の予算書

継続・1年

消耗品単価契約表

当該年度単価契約した消耗品一覧

0年

財務会計マニュアル

 

継続

資金繰り計画書

会計課に毎月提出

1年

備品管理カード

A5版のカード

継続

決算・監査(赤)

決算書

 

1年

決算審査特別委員会

資料を含む

1年

主要施策成果表作成資料

 

1年

定期監査

 

1年

財政援助団体監査

 

1年

主要施策成果表

 

1年

○○年度予算要求(青)

(※4)

○○年度予算要求書(事業名)

当該年度予算要求書を収納する。前年度からの継続扱いとし、当該年度末で継続解除する。

1年

○○年度事業費予算要求書(事業名)

1年

補正予算要求書

当該年度の補正予算

1年

○○年度予算要求(黄)

(※4)

○○年度予算要求書

次年度予算要求書を収納する。翌年3月まで継続扱いとする。

1年

○○年度事業費予算要求書

1年

予算執行(緑)

(※5)

資金前渡職員発令簿兼精算記録簿

 

5年

支出負担行為決議書

決裁印のあるもの

5年

歳出命令簿

 

1年

歳入調定書

 

1年

差引簿

必要に応じて作成

1年

検査調書

必要に応じて作成

5年

予算流用書

必要に応じて作成

5年

未払い請求書

必要に応じて作成

0年

議会

(白)

議会全般(白)

議会通知

議会事務局からの通知

0年

議会だより

3ヶ月分保管。必要があれば保管

0年

議員名簿

町議会議員の名簿

継続

代表・一般質問通告書

定例議会の質問書

1年

答弁書

代表・一般質問の答弁書

1年

答弁書資料

 

1年

常任委員会

常任委員会用資料含む

1年

議案・会議録(赤)

定例会議案

第1回から第4回まで分冊可

1年

臨時議会議案

臨時議会の議案

1年

議案資料

議案説明資料

1年

定例議会会議録

議会事務局作成の会議録

1年

臨時議会会議録

議会事務局作成の会議録

1年

※1 第2ガイド「共通全般」内、フォルダー名「庁内通知」「庁内調査報告」の文書量が多い場合は、部署ごとに分けてフォルダーを分冊すること。第2ガイド「共通全般」内のフォルダー数が15を超える場合は、第2ガイド「庁内通知」、「庁内調査報告」を作成すること。

※2 第2ガイド「計画・政策」内、フォルダー名「総合計画実施計画個表・事業評価・事務事業評価調書」、「総合計画後期5ヵ年計画個表」、「次年度補助事業、大型事業計画」で事業数が多く、フォルダーを分冊する場合は、第2ガイド名「総合計画」を作成して総合計画に関するもの全てを収納するか。第1ガイド「白老町総合計画」を作成、第2ガイドに「総合計画実施計画個表」、「次年度補助事業・大型事業計画」を作成して収納する。(第1ガイド「総合計画」は、第1ガイド「財務会計」の前に置く。)

※3 第2ガイド「人事全般」内に入るフォルダー数が多い場合は、第2ガイド「勤務表・時間外命令簿」、「勤務表・年次休暇簿」、「勤務表・旅行命令簿」のいずれかを作成し収納する。

※4 第2ガイド「○○年度予算要求」内に入る個別フォルダーが事業別に分けると多くなる場合は、第1ガイド「予算要求」を作成し、第2ガイド「予算要求全般」、「○○年度予算要求」(現年度分)、「○○年度予算要求」(次年度分)を作成し収納する。(第1ガイド「予算要求」は、第1ガイド「財務会計」の次に収納する。また、第2ガイド「予算要求全般」には、個別フォルダー「予算編成方針」を収納する。)

※5 第2ガイド「予算執行」内に入る個別フォルダー数が多くなる場合は、第1ガイド「予算執行」を作成し、第2ガイド「予算執行全般」、「予算執行(科目、事業名)」を作成し収納する。(第1ガイド「予算執行」は、第1ガイド「議会」の前に置く。また、第2ガイド「予算執行全般」には、個別フォルダー「資金前渡職員発令簿兼精算記録簿」、「歳入調定書」、「未払い請求書」、「予算流用書」を収納する。)

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白老町文書事務取扱規程

平成16年4月1日 訓令第8号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年4月1日 訓令第8号
平成17年4月28日 訓令第3号
平成19年3月30日 訓令第20号
平成20年4月30日 訓令第12号
平成21年4月1日 訓令第12号
平成25年4月1日 訓令第3号
平成27年4月1日 訓令第11号
平成28年4月1日 訓令第18号
平成29年4月1日 訓令第8号
平成31年4月1日 訓令第2号
令和2年4月1日 訓令第5号
令和3年4月1日 訓令第2号