○白老町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成22年9月1日
訓令第19号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、町民課における戸籍情報システムに関するデータの保護に関し必要な事項を定めることにより、戸籍データの保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 町民課に設置した戸籍専用コンピュータ並びに町民課及び役場出張所に設置した端末機(以下「端末機」という。)及びファックスにより、戸籍、除かれた戸籍、改製原戸籍、戸籍の附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム設計書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データを適正に管理しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保護措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査しなければならない。
(端末機取扱責任者の設置)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民課戸籍担当主幹(主査)をもってこれに充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止を図るため必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、端末機について、来庁者から内容が読み取られないよう配慮して配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 保護管理者は、戸籍データが不要となったときは、速やかに裁断機による裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、入退室の制限を行う部屋又は持ち運びができない保管用具での保管等により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払いを受けたときは、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、前号の台帳の記録内容を抹消した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具への保管等により安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の処理業務の範囲を定めるとともに、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方針を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項の規定により定められた処理業務の範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の使用)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機は、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に使用してはならない。また、見出データ及び戸籍データを、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器、ソフト等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる管理方法により、戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性に鑑み、プライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。
附則
1 この訓令は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化についての法務大臣の指定を受けた日から施行する。
2 白老町戸籍記載システムデータの保護管理に関する要領(平成9年訓令第8号)は、廃止する。
附則(平成25年4月1日訓令第3号)抄
(施行期日)
第1条 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(令和5年4月1日訓令第7号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の管理方法
機器及びソフト | 管理方法 |
戸籍用サーバ | サーバは電算室に設置する。 総務課は電算室への部外者の立ち入りを制限する。ただし、必要があるときは、保護管理者が同課の許可を得て部外者を入室させることができる。 |
戸籍用クライアント | クライアントの起動は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し起動させる。 クライアントの取扱職員名、パスワード及びシステム利用状況は戸籍情報システムで管理する。 |
バックアップ用媒体 | バックアップ用記録リストを作成し、施錠のできる保管庫で管理する。 |
戸籍情報システムREPROS-Xのプログラム | アプリケーションプログラムを複写及び変更させないための保安措置を講じる。 |