○白老町議会情報端末及び会議・文書共有システム取扱要綱
令和6年4月1日
議会告示第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は、白老町議会(以下「議会」という。)における情報端末及び会議・文書共有システムの取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 情報端末 議長が議会議員(以下「議員」という。)又は議会事務局職員(以下「事務局職員」という。)に貸与するタブレット型端末機及び議長が認める持ち運び可能なコンピューターをいう。
(2) 会議・文書共有システム 議員及び事務局職員が双方の間で情報を共有するためのアプリケーションソフト及びサーバーを一体化させたシステムをいう。
(使用の義務)
第3条 議員は、会議に出席又は議会活動を行うときは、特別の事由がある場合を除き貸与された情報端末を使用しなければならない。
(使用の範囲)
第4条 情報端末及び会議・文書共有システムを使用できる会議(以下「会議等」という。)は、次に掲げるものとする。ただし、秘密会においては、この限りでない。
(1) 本会議
(2) 常任委員会
(3) 議会運営委員会
(4) 特別委員会
(5) 全員協議会
(6) 各会派代表者会議
(7) 政策研究会
(8) 議会報告会
(9) 議会懇談会
(10) その他議長が定める会議等
2 前項に規定する会議以外で情報端末を使用できる連絡及び情報伝達は、次に掲げるものとする。
(1) 会議等の招集通知
(2) 各種連絡文書等の送受信
(3) 議案、添付資料及び予算・決算に関する付属資料
(4) 会議等に関する各種資料
(5) 議会活動に必要な連絡等
(6) 議会、委員会から執行部に対して行われる資料要求回答文書
(7) その他議長が必要と認めた連絡等
(情報端末の使用者)
第5条 会議等において情報端末を使用することができる者は、議員、事務局職員及び議長が許可した者(以下「使用者」という。)とする。
(情報端末の貸与)
第6条 議長は、効果的に議会活動を行うため、議員に情報端末を無償で貸与する。ただし、議員は、情報端末の通信に係る経費を負担するものとする。
2 議員は、情報端末を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
3 議員は、情報端末の使用権限がなくなったときは、速やかに議員固有のデータを消去し、情報端末を議長に返却しなければならない。
(情報端末の管理)
第7条 議員は、情報端末を事務局長の管理の下、アカウント及びパスワード等を作成し適切に使用するものとする。
2 事務局長は、情報端末貸与簿(様式第1号)を備え、貸与及び返却等の状況を記録しなければならない。
3 議員は、情報端末の使用に当たっては、適切なパスワード管理等を行い、第三者に不正利用されないようにしなければならない。
4 議員は、情報端末を紛失し、又は破損した場合は、速やかに議長に情報端末紛失等報告書(様式第2号)を提出しなければならない。
5 情報端末を紛失し、又は破損した議員は、費用を実費弁償しなければならない。
(情報端末に関する禁止行為)
第8条 議員が情報端末を使用する場合、次に掲げる事項を禁止するものとする。
(1) 情報端末の改造、交換、拡張機器の追加及び動作環境を変更すること。
(2) 情報端末及び会議・文書共有システムにインストールされたオペレーションシステムを削除すること。
(3) 情報端末の性能、機能等を変更すること。
(4) 会議その他の議会活動に不必要なアプリケーションをダウンロードすること。
(会議・文書共有システムの利用)
第9条 会議・文書共有システムは、アカウントを持つ議員、事務局職員及び議長が許可した者でなければ利用してはならない。
2 会議・文書共有システムを利用するときは、各自のパスワードを入力するものとし、パスワードの管理は、適正に行わなければならない。
(会議中における禁止行為)
第10条 使用者が会議中に情報端末及び会議・文書共有システムを利用するときは、次に掲げる事項を禁止する。ただし、あらかじめ当該会議の長の許可を受けたときは、この限りでない。
(1) 音声や操作音を出力すること。
(2) 審議及び審査中の情報を外部へ発信すること。
(3) 電子メールの送信、ソーシャルネットワーキングサービス、掲示板等への投稿を行うこと。
(4) 議長又は会議の長の許可なく会議の写真及び動画の撮影並びに音声の録音をすること。
(5) その他会議の運営上支障となる行為をすること。
(違反行為に対する措置)
第11条 議長又は会議の長は、前条に掲げる行為をし、又はしようとする者に対しては、注意をするものとする。ただし、再三の注意によっても違反する行為が改められない場合は、情報端末の使用の停止を命ずることができる。
(遵守事項)
第12条 使用者は、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 情報の送受信は、使用者の責任において行うものとする。
(2) 使用者は、電子データの正確性を保持し、電子データ等の紛失、毀損等の防止に努めるものとする。
(3) 使用者は、電子データ等の紛失、毀損等若しくは情報の漏えいがあったときは、速やかに実情を把握するとともに、議長に電子データ紛失等報告書(様式第3号)を提出し、必要な措置を講じるものとする。
(4) 情報端末及び会議・文書共有システムの是正措置を講ずる必要があるときは、使用者は、議長が指示する方法により速やかに対処しなければならない。
(セキュリティ対策)
第13条 使用者は、町及び議会の情報並びに会議・文書共有システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
2 外部記憶媒体等を情報端末に接続して使用する際は、必ず事前にウイルスチェックを行うものとする。
3 外部からアプリケーションやデータ等をダウンロードする場合やメールの添付ファイルを開く際は、必ずウイルスチェックを行うものとする。
(協議)
第14条 情報端末及び会議・文書共有システムの使用等に問題が生じた場合は、議会運営委員会で協議するものとする。
(委任)
第15条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は議長が別に定める。
附則
この告示は、示達の日から施行する。
